ĐIỀU BẠN CẦN BIẾT KHI LÀM KẾ TOÁN

I. Kế toán Nội bộ:

+ Việc đầu tiên là văn thư, hành chính đối diện hàng ngày với các bạn vậy các bạn phải sắp xếp một cách khoa học.

- Về con dấu các bạn phải cất giữ cẩn thận ( Nếu được chủ DN giao), học các đóng dấu vào từng loại công văn giấy tờ, hợp đồng, hóa đơn, UNC , SEC tiền mặt … cụ thể ( Vì thực tế có bạn còn chưa biết cách cầm dấu để đóng ntn?) như vậy bạn nên đóng nháp trước khi đóng chính thức.

- Lưu hồ hồ sơ: Các bạn cần phân loại hồ sơ, sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian.

+ Các công việc không tên đôi khi các bạn phải làm nhưng lại mất khá nhiều thời gian VD; Đặt vé cho Sếp hoặc nhân viên đi công tác, gửi chuyển phát nhanh, gọi mắc điện thoại, intenet, hoặc đường nước bị hỏng, nhà vệ sinh bị tắc … cũng đến lượt các bạn gọi điện cho nhà cung cấp để họ xử lý. Do vậy mỗi lần phát sinh đầu tiên về các vấn đề này thì các bạn nên lưu luôn số điện thoại của nhà cung cấp nếu lần sau có lặp lại thì nhắc máy alo luôn không phải tìm kiếm mất thời gian nữa.

+ Đối với hợp đồng báo giá, đặt hàng, gọi hàng… các bạn nên chia như sau:

• Đối với phần mua hàng:

- Nếu công ty chưa có sẵn nhà cung cấp thì các bạn nên tìm lấy 2 đến 3 nhà cung cấp có mặt hàng mà DN cần, sau đó yêu cầu họ gửi báo giá.

- Các bạn lập bảng so sách báo giá của 2 hoặc 3 nhà cung cấp trình sếp để sếp duyệt sau đã duyệt xong thì tiến hành 2 bên làm hợp đồng, hoặc làm đơn đặt hàng

- Sau khi có đơn đặt hàng hoặc hợp đồng thì chỉ việc gọi hàng mỗi khi có nhu cầu lấy hàng là xong.

- Ngoài các hồ sơ trên thì khi nhận hàng phải nhận kèm theo hồ sơ : phiếu XK, hoặc biên bản giao hàng, hóa đơn GTGT ( Nếu có luôn là tốt nhất)

• Đối với phần bán hàng:

- Làm báo giá gửi khách hàng, sau đó nhận đơn đặt hàng của khách (Nếu có) , làm hợp đồng , xuất hàng cho khách, lập hóa đơn GTGT (nếu có)

+ Đối với công việc của kế toán các bạn cần làm.

- Làm kế toán thanh toán và công nợ : Hàng ngày lập phiếu thu, chi, UNC để thanh toán mua hàng hóa dịch vụ, trả nhà cung cấp hoặc thu tiền của khách hàng. Theo dõi công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp, Công nợ của nhân viên. Cuối ngày chốt sổ quỹ tiền mặt để chiếu với quỹ, Ngân hàng cuối tháng lấy sổ phụ về để hạch toán và đối chiếu tiền quỹ ngân hàng với sổ phụ của ngân hàng.

- Kế toán vật tư hàng hóa: lập phiếu nhập, xuất và Theo dõi nhập, xuất vật tư hàng hóa, lập tổng hợp nhập xuất tồn vật tư hàng hóa.

- Cuối tháng tính lương, hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Và chi lương (Nếu có) hoặc lúc nào có tiền sếp bảo chi thì chi.

- Theo dõi CCDC và TSCĐ phân bổ chúng vào cuối tháng.

- Tập hợp chi phí, Tính giá thành SP (Nếu có) đối với SX

- Tập hợp chi phí cho dịch vụ và tính giá thành dịch vụ ( Nếu có) đối với DV.

- Tính kết quả lãi lỗ

II. Kế Toán Thuế

+ Việc đầu tiên kiểm tra các chứng từ và hồ sơ pháp lý của DN đã đủ và chính xác chưa :

- Ngành nghề trên đăng ký kinh doanh có phù hợp với hóa đơn xuất bán hàng hóa dịch vụ chưa?

- Kiểm tra vốn góp đã góp đủ chưa (Đối chiếu vốn trên ĐKKD với số dư có hiện tại trên TK 4111

- Kiểm tra mẫu 06/GTGT của DN để xem thời gian áp dụng thuế theo PP được khấu trừ ( DN mới thành lập hoặc đã thành lập lâu rồi nhưng có DT nhỏ hơn 1 tỷ/1 năm)

- Kiểm tra thông báo phát hành hóa đơn của DN ( Tránh tình trạng chưa phát hành thông báo nhưng hóa đơn vẫn đưa vào sử dụng)

- Kiểm tra đã có đăng ký phương pháp trích khấu hao theo TT 45/2013 chưa?

- Kiểm tra xem đã có đăng ký sử dụng tài khoản ngân hàng chưa?

+ Hàng tháng/quý kê khai thuế GTGT, thuế TNCN (nếu có), làm BC sử dụng hóa đơn, tính thuế TNDN tạm nộp (nếu có) phát sinh số tiền thì đem nộp tiền và không phải nộp tờ khai, hạn nộp của tháng ngày 20 của tháng sau, hạn nộp quý ngày 30 tháng tiếp theo của quý sau.

+ Hướng dẫn các công việc hạch toán kế toán thuế.

1. Đầu năm kế toán lập bút toán kết chuyển lợi nhuận năm nay về lợi nhuận năm trước.

2. Trích thuế môn bài đầu năm.

3. Hạch toán hóa đơn đầu vào, và các chứng từ chi phí, chúng từ khác …

4. Hạch toán hóa đơn đầu ra

5. Hạch toán chứng từ Ngân hàng

6. Kết chuyển thuế GTGT ( Nguyên tắc kết chuyển theo số thuế có giá trị nhỏ)

* Kiểm tra thuế : Thuế Đầu vào đối chiếu bảng kê mua vào ở phần báo cáo thuế với PS nợ TK 133 trên bảng cân đối tài khoản

* Thuế Đầu ra đối chiếu bảng kê bán ra ở phần báo cáo thuế với PS C ó TK 3331 trên bảng cân đối tài khoản

* Kiểm tra tổng hợp thuế : đối chiếu bảng tờ khai tổng hợp ở phần báo cáo thuế nếu phát sinh ở chỉ tiêu 40 thì đối chiếu phải = với số dư có TK 3331 trên bảng cân đối tài khoản. Nếu phát sinh trên chỉ tiêu 43 thì đối chiếu phải = với số dư nợ TK 133 trên bảng cân đối tài khoản

7. Tính giá vốn hàng tồn kho.